Pensar en cómo va a ser la fiesta, incluye también al esquema, lo que pasará en cada momento, lo que gustaría que ocurriese en ella. Una alternativa es pensar como si se tratara de una película u obra de teatro, donde habrá un arranque, un nudo o desarrollo y un desenlace.
Al avanzar sobre la modalidad de la fiesta, se sugiere no pensar en el evento en sí, sino en la trascendencia que se busca; será entonces: elegante y formal o distendido e informal.
Es aconsejable comenzar los preparativos con un año de anticipación y más si se trata de grandes celebraciones. Hay un tiempo para cada cosa y una cosa para cada tiempo, improvisar nunca da buenos resultados.
Es de suma importancia considerar la ayuda que se va a necesitar en la celebración y acá es el turno de evaluar la contratación de empresas y servicios para fiestas que la harán posible. Otro paso fundamental es confeccionar una lista de invitados con un tiempo de anticipación tal que permita supervisarla permanentemente para chequear entre los que aseguran su presencia y aquellos que no han garantizado su asistencia.
Para calcular la fecha de alquiler de salones, hay varios puntos vitales. La época: el mes o estación del año que interesa hacer la fiesta o evento. Pensar en el frío, calor o lluvias. De esta manera se sabrá si el evento será en exterior, (quintas y estancias) o dentro de un salón de fiestas o recepción para fiestas. Además determinará los horarios y el tipo de vestido de fiesta o traje de novio. Con cierta anticipación se podrá encontrar hasta rebajas de temporada. Seleccionar las empresas de catering más apropiadas de acuerdo al clima de la época y el lugar. Por último conocer de acuerdo a sus intenciones, si es un período vacacional la posibilidad de ausencias y presencias de los invitados.
El dinero disponible y los costos deben estar acordes y considerar el nivel económico real resulta vital. Realizar una fiesta o evento generalmente da un rojo en el presupuesto, pero conociendo la fecha existirá la posibilidad de poner en funcionamiento las herramientas financieras apropiadas para afrontar el proyecto. Un dato no menos importante: no apresurarse, consultar mínimo tres presupuestos de empresas de cada uno de los servicios, comparar paquetes iguales, el grupo humano, el profesionalismo, su estructura y calidad. Recordar la diferencia entre barato y económico. Lo barato es un menor precio sobre una misma propuesta, y lo económico son diferentes precios sobre diferentes propuestas.
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