Los elementos básicos para una oficina virtual

Si se ha iniciado un negocio propio o se trabaja fuera de la oficina en el trabajo habitual se puede advertir que se debe contar con una oficina virtual.

Incluso si se está ubicado lejos de los clientes o el jefe, se debe mantener un sentido de disponibilidad constante.

Además, se debe crear un ambiente de trabajo acorde a lo que la tarea demanda.

Una oficina virtual es, entonces, una necesidad, pero sólo será exitosa si se cubren todas las necesidades del trabajo.

Hay que establecer dónde se puede crear la oficina virtual. Algunas veces es en el hogar. Si este es el caso, se debe elegir un espacio o área en un dormitorio en el cual se establezca el espacio de trabajo.

No solo se debe asegurar el espacio del escritorio, sino también áreas en donde se guardarán papeles y artículos de oficina.

EL EQUIPO BASICO

Un aspecto clave es si el trabajo o negocio virtual necesita una computadora de escritorio o una laptop. La última será útil si además se la debe emplear durante viajes.

De cualquier manera hay que asegurarse que los sistemas estén preparados con el software adecuado, antivirus, protección y memoria necesaria.

También se necesitará un servicio de Internet de banda ancha para estar al tanto de las necesidades de los clientes, o de la empresa para la cual se trabaja.

Se debe contar con el último software instalado en la computadora, incluyendo el Office de Microsoft más actualizado y los programas que se necesitan para hacer más fácil el trabajo y compatible con la empresa o potenciales clientes.

intraneT

Se debe instalar la capacidad del intranet si se va a trabajar con otros empleados.

De esta manera, solamente ellos podrán acceder a la información. Esto mantendrá los documentos de negocios seguros y confidenciales.

También se necesitará un servicio de Internet de banda ancha para estar al tanto de las necesidades de los clientes, o de la empresa para la cual se trabaja.

Es una buena idea abrir una cuenta bancaria con tarjeta de crédito para los artículos de oficina.

Se debe contar con las herramientas necesarias para asegurarte de que la tarea sea eficiente.

Esto puede incluir una impresora, una maquina de fax, scanner, copiadora y trituradora de papeles

ARTICULOS INDISPENSABLES

Hay que contar con los artículos necesarios de tal manera que se deba interrumpir el día porque quedarse sin papel de copias.

Algunos otros artículos son: clips, lapiceras, lápices, resaltadores y libretas de anotaciones.

Se debe instalar una línea de teléfono virtual. Esto le dará al negocio un toque profesional.

Una línea separada también detectará llamadas y filtrará las que no son de negocios, las cuales no deben provocar distracción durante horas de trabajo.

Por {ultimo, la oficina en el hogar debe ser independiente.

No es recomendable compartirla con el resto de la familia.

Si se comparte, el sistema podría quedar vulnerable a los virus y podría perderse información importante.