Correo electrónico: tips para gestionar mejor esta herramienta

No hay muchas cosas en Internet que hayan durado tanto como el correo electrónico. Aunque la primera carta digital se envió por allá en 1971, el principio del correo electrónico sigue vigente después de más de 50 años. Con estos consejos, la vida cotidiana con este servicio de red puede optimizarse o incluso hacerse más segura.

Cómo acceder al buzón: esto es posible con los llamados clientes de correo electrónico. Estos programas ofrecen más funciones que nunca. Jörg Geiger, de la revista especializada “Chip”, explica que, además, son mucho más fáciles de instalar que antes.

Si se tiene una cuenta en uno de los principales proveedores de correo electrónico, a menudo solo bastará con introducir una dirección y una contraseña. Los servidores, puertos y otros detalles aún más crípticos ya no son necesarios.

En un mismo cliente se pueden utilizar simultáneamente varias cuentas de correo. Los mensajes pueden filtrarse o clasificarse automáticamente. Y, sobre todo, los correos pueden bajarse del servidor del proveedor de correo y ser guardados o archivados en el ordenador o en un soporte de datos externo.

Los usuarios siempre deben tener en cuenta lo que envían como archivo adjunto

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Geiger recomienda el cliente de correo gratuito Thunderbird, de Mozilla, que, al igual que el navegador Firefox, es optimizado constantemente y está disponible para Windows y MacOS, así como para Linux.

Sin embargo, prosigue Geiger, programas de correo como Windows Mail o Apple Mail, que vienen con los sistemas operativos de Microsoft y Apple, también son suficientes para los usuarios privados. En cualquier caso, añade, no es necesario gastar dinero en un cliente de correo electrónico.

Cómo gestionar las cuentas de correo electrónico: muchos usuarios tienen direcciones de correo electrónico antiguas que apenas utilizan. Para quienes no quieran conectarse todo el tiempo para verificar si hay mensajes, hay, además del cliente de correo, otras dos funciones: el reenvío automático y la extracción.

La mayoría de los proveedores de correo electrónico gratuito ofrecen reenvío automático. Sin embargo, según Geiger, esta función tiene desventajas: tras el reenvío, el campo del remitente ya no contiene el nombre del remitente original, sino el nombre de la persona que reenvió el correo.

Más elegante, por tanto, es la extracción de correos electrónicos. Con esta función, que, entre otros, también se denomina importación o recogida de correos electrónicos, una cuenta de correo extrae mensajes de otro u otros buzones al cabo de cierto tiempo y los guarda.

El reenvío automático o la extracción pueden activarse -si están disponibles- en los ajustes de la cuenta de correo.

Cómo adjuntar archivos a los correos electrónicos: por regla general, no se pueden enviar grandes cantidades de datos por correo electrónico. En el caso de Gmail, el archivo adjunto no puede superar los 25 megabytes (MB) en total. Con las cuentas de correo gratuitas de GMX, por ejemplo, no se pueden superar los 20 MB.

Para archivos adjuntos de mayor tamaño, habrá que recurrir a un truco: lo mejor es compartirlos mediante almacenamiento en línea, es decir, a través de servicios como Google Drive o Dropbox. A continuación, basta con introducir el enlace de descarga en el correo electrónico.

Sin embargo, los usuarios siempre deben tener en cuenta lo que envían como archivo adjunto, aconseja el profesor Christian Dörr, que dirige el Departamento de Ciberseguridad del Instituto Hasso Plattner (HPI) de la ciudad alemana de Potsdam. “El correo electrónico es técnicamente una postal”, explica. Los datos sensibles, como una copia de un documento de identidad, no deben enviarse sin cifrar.

Para datos más personales, Dörr recomienda un servicio gratuito de la empresa holandesa de telecomunicaciones KPN (”Filetransfer.kpn.com”). A través de este servicio, los usuarios pueden cargar hasta cuatro gigabytes (GB) de datos encriptados sin cuenta o registro y con una contraseña.

Para los servicios de transferencia que no encriptan, Jörg Geiger recomienda el siguiente procedimiento: con programas de compresión gratuitos como 7-Zip, los archivos pueden cifrarse con una contraseña al mismo tiempo que son comprimidos, quedando así protegidos. Estos archivos Zip cifrados también pueden compartirse sin problemas a través de servicios de almacenamiento o transferencia en línea no cifrados.

Si se quieren enviar grandes cantidades de datos, ya sea comprimidos y encriptados o bien sin protección especial, sin tener que abrir una cuenta o registrarse en un servicio de almacenamiento en línea, se pueden utilizar servicios como “Wetransfer.com” (gratis hasta 2 GB), “Transfernow.net” (gratis hasta 5 GB) o “Swisstransfer.com” (gratis hasta 50 GB).

También en este caso se recibirá un enlace de descarga para compartir. Los proveedores borran los datos al cabo de unos días.

Cómo optimizar la seguridad del correo electrónico: la bandeja de entrada del correo electrónico suele ser el eje de una identidad digital. Esta dirección se utiliza para acceder a muchos otros servicios, y los correos electrónicos con enlaces para restablecer las contraseñas de varios servicios también suelen llegar a la cuenta de correo electrónico principal.

Por lo tanto, un buzón principal jaqueado es un escenario amenazador. ¿Qué hacer llegado el caso? ¿Y cómo se puede saber si la cuenta de correo electrónico ha sido pirateada?

Dörr explica que esto no es tan fácil, y añade que un indicio puede ser que los correos electrónicos sin leer aparezcan marcados de repente como leídos, que se hayan cambiado las reglas de filtrado o que se hayan eliminado correos electrónicos.

Ante una sospecha de jaqueo del correo electrónico, debe cambiarse la contraseña

Las filtraciones de datos y los ataques de piratas informáticos también pueden ser riesgos para la seguridad. En ambos casos, la información del usuario se ve comprometida. Y según Dörr, no todos los servicios almacenan las contraseñas de sus usuarios de forma cifrada. Cualquiera que se haya visto afectado por filtraciones o jaqueos y además haya utilizado la contraseña robada para acceder a su cuenta de correo es una víctima fácil.

Cómo proteger la identidad digital: las contraseñas deben ser siempre fuertes y únicas, especialmente para las cuentas de correo electrónico. Además, se debe activar y utilizar la autenticación de dos factores siempre que esté disponible.

Sin embargo, cualquiera que sospeche que su cuenta de correo ha sido víctima de un ataque debería cambiar inmediatamente la contraseña para “cerrar la puerta lo antes posible”, aconseja el experto en ciberseguridad Dörr.

Los usuarios pueden y deben comprobar periódicamente si las direcciones de correo electrónico y las contraseñas que utilizan para conectarse han sido víctimas de ataques de piratas informáticos o de filtraciones de datos y pueden encontrarse en Internet. Esto puede hacerse con la ayuda del servicio HPI “Identity Leak Checker” o en “Haveibeenpwned.com”. Ambos servicios recogen la información filtrada en bases de datos. (DPA)